Tổng hợp các mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả nhất

Đối với các doanh nghiệp đang kinh doanh các sản phẩm/dịch vụ, việc báo giá là vô cùng cần thiết. Điều này cung cấp các thông tin chi tiết về sản phẩm của bạn cho khách hàng, và cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bài viết này, phần mềm MKT sẽ tổng hợp giúp bạn các mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

I. Yêu cầu chung khi viết email báo giá gửi cho khách hàng

Email báo giá được sử dụng với mục đích thông báo giá bán, chi phí các sản phẩm, dịch vụ của bạn với khách hàng. Đây cũng là hình thức nhằm thỏa thuận chi phí giữa hai bên mua và bán, khuyến khích khách hàng đưa ra quyết định mua nhanh chóng.

Bên cạnh đó, email báo giá khách hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình mua hàng, là cơ sở để tiến hành các giấy tờ liên quan, hóa đơn, xử lý các vấn đề phát sinh sau này. Chính vì vậy, email báo giá khách hàng cần được thực hiện một cách chính xác, tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Có được lượng email khách hàng tiềm năng, bạn có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau và trước hết bạn phải biết cách lấy email khách hàng từ nhiều nền tảng.

Mẫu email báo giá khách hàng gồm có 3 phần chính: mở đầu, nội dung, kết thúc. Hãy luôn đảm bảo 3 phần này để tối ưu hóa nội dung email của bạn.

1. Phần mở đầu

Hầu hết các email báo giá thường được gửi từ địa chỉ email của công ty. Sau phần lời chào, email cần bắt đầu bằng một phần giới thiệu ngắn gọn về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ mà công ty đang cung cấp. Để làm cho email thêm thuyết phục, bạn cũng nên đề cập đến các thành tựu đáng chú ý mà công ty đã đạt được trong việc phục vụ khách hàng.

Trong trường hợp email được gửi từ địa chỉ email của nhân viên, trước khi giới thiệu về công ty, bạn nên tự giới thiệu mình để khách hàng có thêm thông tin về bạn: vị trí công tác, công ty bạn đại diện.

Những phần giới thiệu này giúp thu hút sự chú ý của khách hàng và nhắc nhở họ về lý do mà bạn gửi báo giá. Nếu phần giới thiệu không đủ sức thuyết phục và hấp dẫn, khách hàng có thể bỏ qua email của bạn hoặc đánh dấu email là spam, làm giảm hiệu quả truyền đạt thông tin.

2. Phần nội dung

Đây là phần nội dung chính mà bạn cung cấp thông tin báo giá cho khách hàng. Trong phần này, bạn nên nêu đích danh tên công ty, tổ chức, khách hàng của bạn để cá nhân hóa email với mục đích cho họ biết rằng đây đúng là email dành cho họ. 

Thông tin báo giá sản phẩm cần được cung cấp theo dạng bảng biểu, các nội dung cơ bản của một bảng báo giá như sau:

– Tên sản phẩm

– Mô tả sản phẩm, chất liệu, hình ảnh sản phẩm (nếu có)

– Giá tiền 

– Số lượng

– Thành tiền

– Chiết khấu, VAT (nếu có)

– Phải trả.

3. Phần kết thúc

Cuối cùng là phần kết của email báo giá. Tại phần này, hãy cảm ơn khách hàng đã tin tưởng và lựa chọn bạn. Bên cạnh đó, bạn cần xin cảm nhận của khách hàng và ý kiến phản hồi nếu có. Ngoài ra, phần chữ kỹ cho email cũng sẽ tạo dựng sự chuyên nghiệp của bạn.

II. Mẫu email gửi báo giá khách hàng

Dưới đây là một số mẫu email gửi báo giá khách hàng mà phần mềm MKT đã tổng hợp được. Tại các mẫu email này đã được lược bỏ phần mở đầu và phần kết. Bạn hãy căn cứ vào sản phẩm/dịch vụ và lĩnh vực kinh doanh của công ty mình để viết 2 phần này. Các mẫu sau đây chỉ gồm phần nội dung chính của một email báo giá chuyên nghiệp:

1. Mẫu email gửi báo giá khách hàng 1

Logo doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp: Địa chỉ: Hotline: Mã số thuế:

BẢNG BÁO GIÁ….

Kính gửi:…………………………………..

Người đại diện:………………………….

Địa chỉ:………………………………………

Lời đầu tiên, xin cảm ơn bạn đã tin tưởng và lựa chọn công ty chúng tôi, chúng tôi xin gửi bảng báo giá….. đến ông (bà) ……… như sau:

STT	Sản phẩm	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền	Ghi chú
1
2
3

Lưu ý:

• Giá trên chưa bao gồm thuế VAT 10%
• Giao hàng ngay sau ký hợp đồng.
• Bảng giá áp dụng trong 15 ngày kể từ ngày báo giá

                                                                                                                             …………., ngày,………., tháng…….., năm……

                                                                                                                                                       Công ty…….

2. Mẫu email gửi báo giá khách hàng 2

Logo doanh nghiệp MST

Tên doanh nghiệp Địa chỉ:

BẢNG BÁO GIÁ

Kính gửi:……………….

Công ty………. xin gửi bảng báo giá về sản phẩm……….như sau:

STT	Sản phẩm	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền	Ghi chú
1
2
3
Tổng

Bằng chữ: ………………… Việt Nam Đồng

Lưu ý:

• Giá trên chưa bao gồm thuế VAT 10%
• Giao hàng ngay sau ký hợp đồng.
• Bảng giá áp dụng trong 15 ngày kể từ ngày báo giá

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Ông/bà:…………….. điện thoại:……………… Email:………………..

hoặc Reply lại email này. 

Xin trân trọng cảm ơn!

                                                                                                                         …………., ngày,………., tháng…….., năm……

                                                                                                                                                    Công ty…….

 

III. Lưu ý khi gửi email báo giá khách hàng

Khi thực hiện gửi email báo giá khách hàng, không chỉ đơn giản là việc gửi mail mà còn liên quan đến nhiều giấy tờ pháp lý. Bạn và bên tham gia cần xác định rõ ràng các điều khoản và dịch vụ 2 bên để tiến hành đi đến quá trình báo giá sản phẩm. Các điều khoản này có thể đến từ doanh nghiệp của bạn hoặc bạn cần cung cấp thông tin pháp lý theo nhu cầu của khách hàng. Nội dung cơ bản như sau:

• Thời gian thanh toán 
• Các điều kiện bảo hành 
• Thông tin hợp đồng, phụ lục 
• Các lưu ý về quá trình thanh toán và thủ tục hành chính

Trên đây, phần mềm MKT đã gợi ý cho bạn các mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp nhất. Bạn có thể điều chỉnh, bổ sung sao cho phù hợp với mô hình công ty và sản phẩm dịch vụ của bạn. Hy vọng bài viết này giúp ích được bạn, chúc bạn thành công.